Działalność kulturalna Instytutu Camõesa funkcjonuje w oparciu o plan roczny, przygotowywany wspólnie przez Lektorat Języka Portugalskiego i Ambasadę Portugalii w Warszawie. Zazwyczaj tworzenie planu kończy się wraz z ostatnim dniem października roku poprzedzającego, a wyniki znane są w marcu roku następnego.

Kalendarz przygotowań do rocznego programu wydarzeń prezentuje się więc następująco:

DO 10 PAŹDZIERNIKA 2019
Proponowanie wydarzeń Lektoratowi Języka Portugalskiego/Ambasadzie Portugalii w Warszawie (aby to zrobić, należy wypełnić poniższy formularz).

KONIEC PAŹDZIERNIKA 2019 (data do potwierdzenia)
Ocena przysłanych propozycji, tworzenie programu rocznego i przesłanie go Instytutowi Camõesa w Lizbonie. 

MARZEC 2020
Ostateczna ocena i akceptacja programu przez Instytut Camõesa w Lizbonie.